ФУНКЦІЇ
Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує нормотворчу, контрольну, організаційну та аналітичну функції з питань діловодства:
- Здійснює в установленому порядку прийом, оперативний розгляд, аналіз документів (на предмет визначення виду (категорії), терміну розгляду) та реєстрації документів, що надходять до Держлікслужби.
- Забезпечує формування реєстраційно-довідкової картотеки в рамках автоматизованої бази даних вхідної і вихідної кореспонденції, доручень керівництва Держлікслужби, оперативного пошуку документів, та здійснення роботи з інформаційними масивами, що в ній накопичуються.
- Бере участь у розробці та обговоренні проектів нормативно-правових актів з питань, що відносяться до компетенції Відділу.
- Розробляє проекти нормативних актів, розпорядчих документів, методичних рекомендацій, що регламентують порядок роботи з документами, в тому числі документів із службового користування, зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію, ведення архівної справи, організації контролю за виконанням документів.
- Забезпечує здійснення функціонування процесів системи управління якістю Держлікслужби та постійне поліпшення їх результативності в межах компетенції Відділу.
- Забезпечує формування реєстраційно-контрольної картотеки контрольних документів в рамках автоматизованої бази даних.
- Забезпечує внесення даних про хід виконання контрольних документів до реєстраційно-контрольної картотеки в рамках автоматизованої бази даних.
- Забезпечує організацію діловодства з документами, що містять службову інформацію.
- Забезпечує формування автоматизованої бази даних із звернень громадян, та здійснення роботи з інформаційними масивами, що в ній накопичуються.
- Забезпечує невідкладне доведення найважливіших документів, які містять інформацію з принципових питань діяльності, до керівництва та до його безпосередніх виконавців.
- Здійснює оперативне інформування виконавців щодо планової дати виконання документів.
- Здійснює оформлення та організацію доставки вихідної кореспонденції Держлікслужби, у тому числі поштовим зв'язком.
- Розробляє інструкції з діловодства Держлікслужби.
- Розробляє та надає пропозиції, методичні рекомендації з питань удосконалення діловодства, у тому числі щодо документів, що містять службову інформацію.
- Здійснює прийом, облік, зберігання, оперативний пошук наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань.
- Здійснює реєстрації, облік та оперативний пошуку розпоряджень Держлікслужби.
- Забезпечує прийом від структурних підрозділів Держлікслужби на зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації.
- Забезпечує розробку єдиної (зведеної) номенклатури справ Держлікслужби та контроль за її дотриманням у структурних підрозділах.
- Приймає, в установленому порядку, від структурних підрозділів Держлікслужби документи постійного і тривалого (більше 10 років) термінів зберігання.
- Організовує проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворюються в результаті діяльності Держлікслужби, підготовку та подання на розгляд експертної комісії проектів зведених описів справ постійного, тривалого (більше 10 років) зберігання, актів про вилучення документів для знищення.
- Організовує підготовку і передачу документів НАФ до ЦДАВО України.
- Організовує користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів документів юридичним особам і громадянам, в установленому Державною архівною службою України порядку.
- Контролює роботу структурних підрозділів апарату Держлікслужби з питань ведення діловодства та виконання положень Інструкції з діловодства в Держлікслужбі.
- Контролює роботу з питань ведення діловодства та виконання вимог Типової інструкції з діловодства в її територіальних органах.
- Контролює роботу структурних підрозділів щодо забезпечення своєчасного виконання документів, що перебувають на контролі.
- Контролює роботу структурних підрозділів апарату Держлікслужби щодо своєчасного надання відповідей на звернення громадян.
- Контролює роботу структурних підрозділів апарату Держлікслужби за своєчасним наданням відповідей на запити на публічну інформацію у строки визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
- Здійснює аналіз інформації про документообіг в апараті Держлікслужби, необхідної для прийняття управлінських рішень та розробляє заходи з поліпшення.
- Здійснює аналіз результатів виконання взятих на контроль документів в апараті Держлікслужби.
- Здійснює аналіз розгляду звернень громадян в апараті Держлікслужби, необхідний для прийняття управлінських рішень та розробляє заходи з поліпшення.
- Здійснює аналізу розгляду запитів на інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» в апараті Держлікслужби, необхідний для прийняття управлінських рішень та розробляє заходи з поліпшення.
- Здійснює контроль за дотриманням працівниками Держлікслужби вимог законодавчих, нормативно-правових актів, що регламентують організацію та ведення діловодства з документами, що містять службову інформацію.
- Забезпечує організацію оперативного проходження та належного обліку документів в процесі документального забезпечення роботи центрального апарату Держлікслужби.
- Здійснює організаційно-методичні заходи із забезпечення дотримання єдиного порядку відбору, обліку, зберігання, якості оброблення та використання документів, що створюються в процесі діяльності Держлікслужби.
- Здійснює роботи з удосконалення форм і методів роботи з документами в Держлікслужбі з урахуванням сучасного обладнання та автоматизації процесів діловодства.
- Здійснює організаційно-методичну роботу з питань дотримання виконавської дисципліни при роботі з документами, що містять службову інформацію, зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію та іншими нормативними документами, що відносяться до компетенції Відділу.
- Впроваджує національні стандарти України з діловодства.
- Засвідчує печаткою документи, згідно норм, передбачених Інструкцією з діловодства в Держлікслужбі.
- Готує проекти доручень керівництва Держлікслужби з питань, що належать до компетенції Відділу.
- Надає методичні рекомендації структурним підрозділам Держлікслужби та територіальним органам Держлікслужби з питань удосконалення діловодства у тому числі спеціального діловодства з документами, що містять службову інформацію, діловодства за зверненнями громадян та запитами на інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Організовує особистий прийом громадян керівництвом Держлікслужби та керівниками самостійних структурних підрозділів Держлікслужби.